أ.د. مصطفى هشام .. استاذ متفرغ في احدى الجامعات الحكومية …
إن رصد وتحليل العوامل التي تضمن الإدارة الفعالة والناجحة للأزمات، يشمل كل العوامل والإجراءات اللازمة لنجاح أي نوع من الإدارة في مجالات الحياة المختلفة، لكن الرصد العملي الدقيق لعوامل النجاح في إدارة الأزمة يجب أن يركز على أهم العوامل ذات الصلة المباشرة بموقف الأزمة وبالمراحل المختلفة لتطورها، وفي هذا الإطار تركز على
العوامل التالية:
1 – أدراك أهمية الوقت
إن عنصر الوقت أحد أهم المتغيرات الحاكمة في إدارة الأزمات، فالوقت هو العنصر الوحيد الذي تشكل ندرته خطرا بالغا على إدراك الأزمة، وعلى عملية التعامل معها إذ أن عامل السرعة مطلوب لاستيعاب الأزمة والتفكير في البدائل واتخاذ القرارات المناسبة، والسرعة في تحريك فريق إدارة الأزمات والقيام بالعمليات الواجبة لاحتواء الأضرار أو الحدمنها واستعادة نشاط المنظمة.
2- أنشاء قاعدة شاملة ودقيقة من المعلومات والبيانات: الخاصة بكافة أنشطة المنظمة، وبكافة الأزمات والمخاطر التي تعرضت لها والتى قد تتعرض لها هي والمنظمات المثيلة وآثار وتداعيات ذلك على مجمل أنشطتها، ومواقف الأطراف المختلفة من كل أزمة أو خطر محتمل. والمؤكد أن المعلومات هي المدخل الطبيعي لاتخاذ القرار في مراحل الأزمة المختلفة، والإشكالية أن الأزمة بحكم تعريفها تعني الغموض ونقص في المعلومات.
3- توفير نظم إنذار مبكر
تتسم بالكفاءة والدقة والقدرة على رصد علامات الخطر وتفسيرها وتوصيل هذه الإشارات الى متخذي القرار، ويمكن تعريف نظم الإنذار المبكر بأنها أدوات تعطي علامات مسبقة لاحتمالية حدوث خلل ما يمكن من خلالها التعرف على أبعاد موقف ما قبل تدهوره، وتحوله الى أزمة تمثل مصدرا للخطر على المنظمة.
مجالات الإنذار المبكر
. تحديد نقاط الضعف بالمنظمة والتى تجعلها مستهدفة و الانواع
معينة من الأزمات
. حصر المعلومات المتعلقة بنقاط الضعف
تشخيص الموقف باستخدام معايير محددة لتحديد وجود او عدم
وجود ازمة
. مدى السيطرة على الموقف
. التخطيط الفعال لتجنب الازمة وشيكة الوقوع
. مدی ازالة الخطر تماما
4- الاستعداد الدائم لمواجهة الأزمات:
أن عملية الاستعداد لمواجهة الأزمات تعني تطوير القدرات . العملية لمنع أو مواجهة الأزمات، ومراجعة إجراءات الوقاية ووضع الخطط وتدريب الأفراد على الأدوار المختلفة لهم أثناء مواجهة الأزمات ، و قد تشمل عملية التدريب في بعض المنظمات ذات الطبيعة الخاصة كل الأفراد المنتمين لهذه المنظمة مثل
متظمات الحماية المدنية ( الأمن الأسعاف – الإطفاء …. )
5- القدرة على حشد وتعبئة الموارد المتاحة مع تعظيم الشعور المشترك بين أعضاء المنظمة أو المجتمع بالمخاطر التي تطرحها الأزمة، وبالتالي شحذ واستنفاد الطاقات من أجل مواجهة الأزمة والحفاظ على الحياة. وتجدر الإشارة الى أن التحديات الخارجية التي تواجه المنظمات أو المجتمعات قد تلعب دورا كبيرا في توحيد فئات المجتمع وبلورة هوية واحدة له في مواجهة التهديد الخارجي.
٦- توفر نظام اتصال فعال
لقد أثبتت دراسات وبحوث الأزمة والدروس المستفادة من إدارة أزمات وكوارث عديدة أن اتصالات الأزمة تلعب دورا بالغ الأهمية في سرعة وتدفق المعلومات والآراء داخل المنظمة وبين المنظمة والعالم الخارجي، وبقدر سرعة ووفرة المعلومات بقدر نجاح الإدارة في حشد وتعبئة الموارد وشحذ طاقات أفراد المنظمة، ومواجهة الشائعات، وكسب الجماهير الخارجية التي تتعامل مع المنظمة علاوة على كسب الرأي العام
عناصر تخطيط الإتصال :
1 – من هو انسب شخص يتحدث بالنيابة عن المنظمة اثناء الازمة.
۲ – ماهو انسب موقع لمركز ادارة الازمات ( غرفة العمليات ).
۳- يجب ان يحيط خبراء الاتصال الفريق علما بأية مواد.
اتصالات يمكن اعدادها
والاحتفاظ بها للاستخدام عند الحاجة لها
4- يجب على خبراء الاتصال تعرف اعضاء الفريق بوسائل
الاعلام التي يمكن ان
تغطى السيناريوهات التي يقومون باعدادها
5- بعد الانتهاء من مناقشة وتقييم حلقات السيناريوهات
يجب ان يقدم فريق الاتصالات خريطة ” توضح بجلاء سلسلة اصدار الأوامر اثناء الازمة ” حتى لا يحدث اي خلط في المسئوليات
6- يجب اعداد خطة اتصالات لاعلام العاملين بالاحداث المرتبطة بالازمة حتى لا تهتز ثقة العاملين في الادارة العليا
خطوات عملية الإتصال :
ا – تحديد الجهات التى يتم الاتصال بها فور ظهور بوادر للحدوث
٢ – تفويض السلطات بفعل اعمال معينة دون الرجوع للقيادات
3- ارسال نشرات بما تم او بما انجز دون الحاجة لاصدار اوامر بطلبها
